Surface Hub 2Sがチャンスに変える6つの共同作業の課題

組織が機能するためには、作業チームの内部組織と生産性の両面において、コラボレーション・ワークが不可欠です。例えば、「ファーストライン・ワーカー」と呼ばれる商業チームや営業部隊は、その労働条件から、オンラインのテレプレゼンスに移行しつつあります。

テクノロジーは人を助けるものでなければなりません。あらゆる仕事において、重要なのは「どこにいなければならないか」ではなく「何ができるか」であるようにしなければなりません。そのため、従業員が仕事を最適化できるように、アプリケーションとデバイスの両方で最高のツールを提供する必要があります。

確かに、デジタルや遠隔地でのコラボレーションの採用は新しいものではありませんが、世界的な大流行により、これらの働き方の採用が加速した場合もあれば、求められた場合もあります。パンデミック前には、多くの場合「プランB」として利用されていましたが、現在では、仕事上の会議やビジネスミーティングを開催したり、教育・研修の場で授業を行ったりするための唯一の選択肢となっています。

そして、テレプレゼンスによる仕事やコラボレーションの手法を採用することへの「事実上の」抵抗感の一端は、使用していたツールの不備によるものでした。

共同作業の課題はチャンスでもある

しかし、コラボレーション・ワークは「悪者」ではありません。不適切なツールの使用は、誤った戦略と混同されるべきではありません。対面式ではない仕事や会議での使用は、初期の困難を克服したときの最適なソリューションとなります。

1. 没入感のない会議

テレプレゼンスによる共同作業の課題の一つは、参加者が同じ場所にいなくても、可能な限りフェイス・トゥ・フェイスの体験に近づけることです。あるいは、ハイブリッド環境であっても、同じ場所にいる参加者の一部であることで、オンラインにいる人と、同じ物理的な部屋にいる人との間で、会議のダイナミクスに違いがないこと。

この問題を解決するために、マイクロソフトはSurface Hub 2Sファミリーを開発しました。新しい85インチと50インチのモデルは、従来障害となっていた画面サイズ、ビデオ品質、サウンド品質の面で、没入感を最大限に高めます。

このデバイスでは、PixelSenseディスプレイに、90度の広角視野を持つ4K USB-Cカメラと、部屋にいる全員の音声を取り込む8つの遠距離マイクを搭載しています。サウンドは3ウェイのステレオスピーカーと低音用のサブウーファーで7.1を実現しています。これらの要素により、話し手のボディジェスチャーや表情、音声の変調やトーンを明確に捉えることができ、会議や自然な形でバイオメトリックなインタラクションの要素を統合することができます。

2. モビリティの欠如

テレプレゼンス・モダリティは、従来、1つまたは複数の部屋をそのために適応させ、ラウドスピーカー、マイク、カメラに加えて、大きなスクリーンまたはいくつかの小さなスクリーンを常設しなければならず、黒板や手書きでメモを取るための場所などの付属要素も忘れてはなりませんでした。そのためには、会議用のコンピュータを用意する必要がある。理想的には専用のコンピュータでなければならないが、通常は会議に参加するメンバーの誰かのコンピュータを使うことになる。

マイクロソフトは、Surface Hub 2Sによって、会議の設定を可能な限りシンプルにしました。本機は、85’‘モデルを含めて、部屋から部屋へと持ち運べるポータブルソリューションであり、電源を探している間にセッションが失われることがないように、バッテリーを搭載することもできます。このように、技術的な難しさは、同じ機器を異なる場所で使えるようになることで、企業のTCOを削減する機会となり、どんなスペースでも仕事ができるようになり、オフィスの使い方も柔軟になります。

さらに、技術的な複雑さも軽減され、会議のセットアップの際にITスタッフに頼る必要がなくなりました。ノートパソコンをスクリーンやプロジェクターに接続しなければならない場合のように、一見簡単な作業ですが、うまくいかないこともあります。あなたはログインするだけでいいのです。さらに、Surface Hub 2SはIntuneを使ってリモートで管理することができます。

3. プレゼンテーションを共有するのは当たり前ではない

対面式の会議では、紙や記憶装置などの物理的なメディアを使って、物理的かつ物質的な方法でプレゼンテーションを共有することができます。注釈は、ホワイトボードやメモ帳などのメディアに書き込まれることが多く、写真やスキャンをしたり、紛失したりしなければなりませんでした。

しかし、Surface Hub 2Sは、Microsoft 365のデジタルコラボレーションキャンバスツールであるWhiteboardと自然に統合されており、SurfaceとSurface Hub 2Sのタッチ操作は、対面式の会議よりもはるかにリッチな方法でコラボレーションや注釈を統合するのに最適です。

Visualizing Data: 必要なようで複雑なデータの可視化

従来の会議では、データビジュアライゼーションはやり残したことがありました。特に、エクセルシートの操作や、さまざまな表や計算の動的な可視化の部分では、グラフが事前に用意されているか、リアルタイムで作業することがボトルネックになっていました。

Surface Hub 2Sのようなテレプレゼンス・モダリティを統合することで、仕事の会議やサプライヤーや顧客との会議に、自然で流動的な方法でデータを統合することが可能になります。Surface Hub 2SのOSがOffice 365などのツールに対応していることや、Surface Hub 2Sのペンを使ったタッチ操作に対応していることで、データを扱い、リアルタイムに見ることができるという付加価値が生まれています。

データを理解し、閲覧し、処理することで、会議やトレーニング中に完成したキャンバスを便利にデジタル保存できるという利点があります。

5.物理的な分離はチームを弱める

物理的な分離は、伝統的にチームの弱体化を意味します。しかし、優れた共同作業ツールを使えば、この「接着剤」が距離によって強化され、ワークライフバランスを保ちながら高い生産性を維持することさえ可能です。Surface Hub 2Sがあれば、コラボレーションは、杓子定規なモードから、必要なときに現れるモードへと移行できます。

Microsoft 365に統合されているコラボレーション・コミュニケーションツール「Microsoft Teams」が活躍し、オフィスで同僚のドアをノックしているときに、突発的にミーティングを呼び出すことができます。また、会議で共有した内容を記録することができるので、余計なメモや情報の紛失を気にすることなく、問題解決やプロジェクトの立案に集中することができます。

また、かつてのビジネスミーティングは、数人のメンバーにしか関係のないことも含めて、議論すべきことや解決すべきことが総じて多かった。部屋が用意されていて、それを利用しなければならない場合、会議は疲れるものです。今回、Surface Hub 2SとMicrosoft Teamsを導入したことで、社員の生産性に影響を与えないように、時間や対象者に合わせた会議が可能になりました。

このような意味で、また、そうは見えない遠隔地での会議を行うために、Teams、4K解像度のカメラ、デバイスに統合されたスピーカーとマイク、そしてMicrosoft Whiteboardが提供するコラボレーションの可能性を組み合わせることで、体験をより身近なものにすることができます。

ミーティングで起こったことはミーティングにとどまるのか？

テレプレゼンス会議では、各ユーザーがそれぞれの機器を使用し、それぞれのセキュリティポリシーや生体認証を使用します。しかし、機密性の高いプレゼンテーションや、個人的な文書を扱うコンピュータは、脆弱性の原因となる可能性があります。

マイクロソフトは、起動からユーザーインターフェースまで安全なシステムであるOS「Windows 10 Team Edition」を採用した「Surface Hub 2S」で、この部分のセキュリティに一から取り組んでいます。組織内で求めるプライバシーに応じて、必要なだけのレベルのセキュリティを有効にすることが可能です。つまり、全員にログインの許可を与えるかどうか、USBデバイスの接続を可能にするかどうか、誰でも投影できるようにするか、ピンを使ってのみ可能にするか、また、チームがWiFiネットワークで接続するか、イーサネットで直接接続するかを決定することができます。

通常のフリップチャートであれば、注釈の入ったシートを切り離すことになります。しかし、デフォルトでは、Surface Hub 2Sは、ユーザーセッションを切り替えると、ハードドライブとキャッシュ内のすべての情報を消去します。

つまり、Surface Hub 2Sは、これらのニーズを1つのデバイスに集約し、会議の場所を選ばず、インタラクティブなホワイトボード、Windows 10を搭載したフルコンピュータを投影できるスクリーン、コミュニケーションプラットフォームの3つの機能を備えています。