Google Docsを最大限に活用するための使い方

Takashi Ochiai
1 読む時間
火曜日, 4月 6, 2021

Google Docsは、文書の作成、編集、共有に必要な機能をすべて備えたクラウドベースの製品です。しかし、このプラットフォームに乗り換えるのは、新しい機能がたくさんあり、文書編集のインターフェースにも慣れないため、難しい作業になります。そのために、Google Docsの使い方を説明します。

あなたが興味を持つであろう

Wordでページを削除する方法を紹介しています。
PDFをExcelに変換する方法
Google Docsに代わる最高の代替品

ステップ1：Googleアカウントの設定

Google Docsを利用するためには、まずGoogleアカウントを作成する必要があります。この登録は完全に無料で、Google Docsだけでなく、Gmail、Google Maps、YouTube、そしてDriveスイート全体へのアクセスを可能にするという点は重要です。

Googleアカウントを作成するには、サインアップページにアクセスします。お名前、メールアドレス、生年月日などの情報を入力して、「次のステップへ」をクリックします。プライバシーポリシー」と「利用規約」を読み、「同意する」にチェックを入れれば完了です。これでGoogleアカウントができました。すでにアカウントをお持ちの方は、通常通りにサインインしてください。

ステップ2：Google Docsへのサインイン

Google Docsにサインインするには、お使いの端末によっていくつかの方法があります。アプリは、App StoreまたはGoogle Playからダウンロードするか、Googleホームページの右上にあるアプリのアイコンをクリックしてください（9つの四角で表されます）。続いて、「ドキュメント」ボタンをクリックします（ポップアップメニューの「その他」をクリックしないと表示されない場合があります）。

または、Google Driveに移動して、上部のマイドライブメニューから「ドキュメント」を選択するか、ページ右側の「新規作成」をクリックしてから「ドキュメント」を選択します。最後の選択肢は、Google Docsに直接ナビゲートすることです。Webアプリケーションを起動したら、ドキュメントを作成する準備ができています。

Step 3: ドキュメントの作成

新しい文書を作成するには、Google Docsのトップページ左上にある、色とりどりのプラス記号が付いた空白のページをクリックします。このアイコンが見つからない場合は、下にスクロールして、画面右下のプラス記号をクリックしてください。そうすると、前述の白紙のページに色とりどりのプラス記号がついたアイコンが画面の上部に再び現れます。そこをクリックすると、新しいドキュメントが開きます。

重要なのは、ドライブから文書を作成する場合、「新規作成」を押した後に「Google Docs」を選択すると、自動的に白紙の文書が作成されることです。Google Docs」の隣にある右の小さな矢印をクリックすると、用意されたテンプレートをもとに新しい文書を作成することもできます。

レジュメ、ビジネスレター、サードパーティ製のテンプレートなど、さまざまな選択肢が用意されています。さらに、「新規作成」、「ファイルアップロード」の順にクリックすると、既存の.docまたは.docxファイルをドライブにアップロードすることもできます。

Step 4: スタートする

ドキュメントを作成したら、いよいよ本題に入りましょう。左上の「無題のドキュメント」ボタンをクリックすると、ドキュメントにタイトルが追加されます。また、ページ上部のツールバーを使って、フォントタイプや文字サイズなどを調整することができます。タイトルやメニューバーが表示されない場合、それらのオプションが隠されている可能性があります。その場合、右上の下矢印をクリックすると表示されます。

ページの右端付近にある3つの水平なドットをクリックすると、いくつかの追加フォーマットオプションが表示されます。タイトルやページ上部のメニューバーが表示されない場合は、おそらくオプションが隠されていることを意味します。その場合、右上の下矢印をクリックすると表示されます。

ブラウザ上で作業しているので、ドキュメントに加えた変更は自動的に保存されます。画面上部にある「ヘルプ」オプションの右側を見ると、「Save」または「All changes saved to Drive」と表示されているはずです。念のため、2つ目のメッセージが表示されるのを待ってから終了しますが、すべての作業が正しく保存されていることを確認してください。

ドキュメントの履歴を表示するには、「保存」または「ドライブに保存されたすべての変更」をクリックするだけで、変更した内容を確認することができます。

ドキュメントの共有

ドキュメントを他の人と共有するには、共有したいドキュメントの右上にある青い「共有」ボタンをクリックします。このボタンは、Googleアカウントに登録されている画像とコメントアイコンの間に挿入されます。そして、表示されたウィンドウにメールアドレスを入力して、他のユーザーを招待します。

共有する相手は、あなたが与えた権限に応じて、ドキュメントの編集、閲覧、コメントをすることができます。

この設定は、相手を追加した後、メールアドレス欄の右側にあるメニューで変更できます。このメニューでは、誰かを視聴者、コメント者、編集者としてマークすることができます。

メール以外でドキュメントを共有したい場合は、「人やグループとの共有」ウィンドウの下部にある「リンクをコピー」をクリックします。リンクがクリップボードにコピーされます。お客様のドキュメントは、デフォルトで制限付きのプライバシーレベルに設定されている場合があります。つまり、あなたのドキュメントに追加された人だけが、あなたが送ったリンクを開くことができるのです。ドキュメントのプライバシーレベルを変更して、リンクを持っている人がアクセスできるようにしたい場合は、「人やグループと共有」ウィンドウの下部にある「リンクを持っている人に変更」ハイパーリンクをクリックして変更できます。

このウインドウでは、共有可能なリンクをドキュメントにコピーしたり、リンクを受け取った人ができることを選択してドキュメントの権限をカスタマイズしたりすることができます。そのためには、「Anyone with Link」の右側にあるメニューから、「Viewer」「Commenter」「Editor」のいずれかを選択します。

コメント機能やチャット機能の利用

Google Docsでは、他の人がドキュメントに変更を加えるのをリアルタイムで見ることができます。コメント履歴を開く」ボタンをクリックすると、あなたやドキュメント内の他の人が、あなたのプロジェクトに関するディスカッションを始めることができます。

また、どのユーザーがドキュメントを見ているかは、「コメント履歴を開く」ボタンの左にある一連の円で確認することができます。

また、人々がドキュメントに変更を加えたときや、誰かがあなたの名前を言及したり、あなたのコメントに反応したときに通知を受け取るように設定することもできます。大人数での共同作業には非常に有効なツールとなります。何らかの理由でユーザーにコメントを付けさせたくない場合は、編集モードを変更することもできます。

さまざまな編集モード

編集」では編集を行うことができますが、「提案」と「表示」では、それぞれドキュメントの提案、表示、印刷を行うことができます。

提案」オプションは、Wordの「変更履歴」機能に似ており、ドキュメントに加えられた変更が緑色で表示されます。これにより、最終的なドキュメントの一部になる前に、他のユーザーがこれらの編集を承認または削除することができます。しかし、サジェストモードを使用していない場合は、「ファイル」→「バージョン履歴」→「リビジョン履歴の表示」で、ドキュメントのリビジョン履歴を見ることができます。