Googleの生産性担当責任者が語る、メール疲れを回避するためのヒント

Zoom-fatigueについては昨年からよく言われていますが、メールボックスの管理、返信、最新情報の取得もストレスのたまる作業です。

メールアプリケーションには、重要なメールを区別したり、フォルダに分類・仕分けしたりするツールも多く取り入れられていますが、電子メールで処理される通信量は依然として多いままです。

あのメールは、呼びかけだったかもしれない

なぜなら、メールで解決できた会議がある一方で、簡単な会話で済んだメールもあると、グーグルの生産性担当ディレクターであるローラ・メイ・マーティンは言う。

しかし、パンデミックや在宅勤務の普及により、廊下で交わされる非公式な会話の多くは、今や私たちの受信トレイに届くようになりました。

“電子メールが膨らみすぎて、これまで対面だったコミュニケーション手段が電子メールになってしまった “という。

重要なのは、分類すること

彼女は、メールを管理・分類することが最良の方法だと考えています。理想的には、受信箱を分けて、テーマや類似の問題でグループ分けをすることです。

マーティンは、この作業を洗濯に例えています。“乾燥機を開け、シャツを取り出し、たたんでタンスに入れる “ことを想像してください。それは非効率的です。あるいは、濡れたズボンを見つけ、乾いた服と一緒に置いて、その作業を明日に回すことを想像してみてください。多くの人がそうやって、1通ずつメールを送り、受信箱に長く入れておくという管理をしているのです」と語る。

以下の手順で行います。

Googleの生産性担当ディレクターは、問題の核心に迫り、優れたメール管理のためのガイドラインとステップをいくつか提示しています。

• 毎日の仕事を始める前に、優先的に受信トレイをチェックする。

• ニュースレターやプロモーションなど、今見る必要のないメッセージはここから削除します（ここで彼女は、配信を停止するか、アプリケーション内で別の受信箱に直接送信するルールやフィルターを作成することを勧めています）。

• 非常に重要なメールにはマークを付ける。「もし、あなたの会社のCEOがあなたにメールを送るとしたら、それは違うものに見えるはずです」とマーティンは言います。

• 多くのメールプラットフォームで提供されているVIPタグを使用して、すぐに注意を払う必要があるメッセージをマークします。この最初の2つのステップで仕分け作業を開始し、雑然としたものと重要なものを分けることができるのです。

郵便物をどうするか

また、マネージャーは毎朝、メール管理の時間を確保することを勧めています。

マーティンによると、メールがストレスになる理由のひとつは、メールを雑用ととらえず、常に把握しなければならないものと考え、他の雑用に合わせようとするためだそうです。そこでマーティンは、毎朝20分、昼食後20分、退社前のしばらくをメールチェックの時間にあて、受信トレイを整理することを提案しています。常に最も古いメッセージから始め、削除するかアーカイブするかを決定する必要があります。

それができないのであれば、メッセージを3つの可能なフォルダに分類する必要があります。

• やらなければならないことがある。この場合、そしてこの作業が2分以上かからないのであれば、完了させるべきです。そうでない場合は、他の2つのフォルダーのいずれかに移動させる必要があります。

• 読んでほしいもの

• 詳細な情報や反応を待っているもの。

この2つのフォルダーは、私たちの仕事の合間にチェックすることができます。マーティンは、気力がないときや会議が早く終わったときなど、くだけた時間を利用して、この2つのフォルダをチェックすることが多いそうです。

メールを閉じることを恐れないでください

最後に、「多くの人がメールを閉じることを恐れている」というが、彼女は自分自身がそうしているだけでなく、必要なことであるとさえ認めているのである。“頭は、メール以外の仕事のプロジェクトを終わらせるために、その集中力が必要なのだ “と。

Googleのアドバイスは多くのGoogle社員に受け入れられ、社内アンケートによると、このガイドラインを適用することで19％の時間を取り戻したと実感しているそうです。

「電子メールはあなたの仕事ではなく、あなたの仕事を助けるための手段です」と説明します。“情報 “はそうやって手に入れるものなのです。発想の転換は、管理の仕方にある”