Gmailメールをアーカイブする方法とその場所について

毎日何十通ものメールを受け取っていると、Gmailの受信箱を整理整頓することは大きな課題となります。ここでは、Gmailのメールをアーカイブする方法と、後で確認するためにメールを見つける場所をご紹介します。

Gmailでメールをアーカイブしても、受信箱の中では優先順位が下がっているだけなので、メッセージはまだ受信箱の中で利用できることを覚えておいてください。同じことが、アカウントを整理できる他の選択肢である、削除やミュートを決めた場合にも起こります。

メールのアーカイブ、ミュート、削除は？

受信箱を整理したい場合、Gmailには「メールをアーカイブする」「メールをミュートする」「メールを削除する」という3つのオプションが用意されています。簡単に言えば、それぞれの主な特徴は以下の通りです。

Archive a message: このオプションを使用すると、そのメールは受信トレイには表示されなくなります。ただし、誰かがその会話に返信すると、再び表示されます。
Mute a message: メッセージをアーカイブしたときのように、そのメールは受信トレイに表示されなくなります。違うのは、返信も表示されないので、会話を再確認するには検索する必要があることです。
メッセージの削除：このオプションは、メッセージを永遠に削除したい場合にのみ使用してください。ただし、Gmailでは削除したメールを30日間保存しているので、万が一の場合に備えています。

アーカイブは、将来的にメールが必要になるかどうかわからない場合に最適なオプションです。基本的には、復元することが決まるまで、箱の中に入れておく感じです。実際、誰かがその会話に返信すると、自動的にあなたの受信トレイに再表示されます。

1つまたは複数のメッセージをアーカイブするには、受信トレイを開き、左側のチェックボックスでメールを選択する必要があります。次に、Gmailのツールバーにある「アーカイブ」オプションをクリックします。

アーカイブされたメッセージは受信箱から削除されないので、いつでも好きな時に探すことができます。そのためには、3つの選択肢があります。

アーカイブされたメールの検索：Gmailを検索すると、アーカイブされたメールを含むすべてのメールが検索結果に表示されます。
Allラベルを開く：Allラベルは、すべてのメッセージに利用できます。また、アーカイブしたメッセージもここで確認できます。ラベルを見つけるには、Gmailの左サイドメニューにある「もっと見る」をクリックする必要があります。

3つ目の方法として、以下の手順でアーカイブされたメッセージを受信箱に復元することができます。