電子メールをより生産的にするための5つのヒント

電子メールは紛れもなく便利なコミュニケーションツールですが、使い方を誤ると、時間や注意を消費し、メリットというより負担の多い、常にストレスを与える存在になりかねません。もしあなたが毎日受信トレイを見るのが怖いと感じているなら、このプロのテクニックをチェックして、メールを本来の生産性の高いツールに変えてしまいましょう。

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空き時間を設定（放送）する

仕事以外の時間にメールが入り込むのを防ぐには、フリータイムを設定するのがよいでしょう。ただし、特定の時間帯にメールをチェックしないことを精神的に約束するだけでは不十分で、通知をブロックするためにDo Not Disturbの設定をオンにすることも必要です（これは良いアイデアです）。また、勤務時間後に自動返信が起動するように設定することも必要です。これは、同僚との期待値の管理と境界線の設定に役立ちますが、緊急の事態が発生した場合でも、完全に連絡を遮断することはできません。

四六時中、メールをチェックすることに慣れている人は、最初のうちはこの設定に少し戸惑うかもしれません。しかし、時間が経つにつれて、特定の時間にメールをチェックすることで、メールがないときの集中力を高めることができることに気づくでしょう。

メール配信のケイデンスを管理する

オフタイムにメールをチェックしないことに加え、1日中受信トレイを常にチェックすることも理想的ではありません。電子メールはリアルタイムのチャットアプリケーションとして使用すべきではありません。そのため、メールの受信が重要でない場合は、あらかじめ決められた時間にしか新着メールが届かないように受信トレイの設定を調整することができます。

最近では、ほとんどのメールプラットフォームで、新着メッセージの受信頻度をカスタマイズできるため、生産性を大幅に向上させることができます。メールチェックの邪魔にならないようにするのはもちろん、戦略的に時間を設定することで、メールチェックに費やす時間をより効果的に遮断することができます。

OutlookとMail for Macでメールのケイデンスをコントロールする方法をご確認ください。

リストからの積極的な退会

メーリングリストからの不要なメールは迷惑ですが、その対処法が単に削除ボタンを押すだけであれば、自分のためになりません。これらのメッセージを単に削除するのではなく、数秒余分に時間をかけて、メーリングリストからの登録を解除する価値があります。少し時間はかかりますが、クリック数を増やせば、受信トレイにどんどん溜まっていく不要なメールを削除する手間が省けます。

最近のメールプラットフォームでは、メーリングリストのメッセージを自動的に検出し、簡単に見つけられる配信停止ボタンを提供することで、このプロセスを簡単にしているものもあります。ただし、お使いのプラットフォームにこの機能がない場合でも、メッセージの一番下までスクロールして、購読を停止するためのリンクを手動で探してみる価値はあります。もし、他のすべてが失敗し、そのためのリンクがない場合は、送信者にリストからの削除を要求する短い返信メールを送信することができます。

オートコンプリートオプションを使用する

オートコンプリート候補（Gmailのスマートメールなど）は、最近のメールソフトに追加された機能の中で、おそらく最も優れたものの一つです。基本的には、あなたがよく使う単語や文章を予測し、ワンクリックで入力できる候補として表示されます。優れたシステムは、使えば使うほどあなたの文体を学習し、時間が経つにつれて不気味なほど正確な文章を書くことができるようになります。

正直なところ、オートコンプリートの候補は週に数分しか節約できないかもしれませんが、メールを作成するのに必要な精神的労力を軽減することができ、特に正しい言い方を見つけるのに苦労している場合は、オートコンプリートが役立ちます。また、この提案は、メッセージを短くシンプルにするための有効なリマインダーにもなります。

電子メールをスキップして電話をかけるべきタイミングを学ぶ

電子メールで培うことのできる最も優れたスキルのひとつは、ある状況下で電子メールが理想的なコミュニケーション手段であることを認識することです。多くの場合、電子メールは非同期で、より思慮深い応答が可能であり、紙の痕跡が残るため、特定のタイプのメッセージには理想的です。

一方、あまり堅苦しくない会話では、メールが最適なコミュニケーション手段とは言えないかもしれません。コミュニケーションを録音する必要がない場合は、Slackでショートメッセージを送ったり、電話をかけたりした方が手っ取り早く効率的です。仕事の状況によっては、電話をかけることが嫌われることもありますが、戦略的に使えば、さらなるスピードアップや明瞭さ、口調や抑揚をつけて正しく情報を伝えることができるなど、コストに見合うだけのメリットが得られます。