新しいリモートワーカーをオンボードする方法：専門家の意見

共感。パーソナライゼーション。コミュニケーションです。刺激的で魅力的なことをすること。パンデミック時の出世を成功に導く鍵は、具体的な道具とはほとんど関係がない。

これらは、新入社員を組み込むために従わなければならないキーのいくつかであり、リモートまたはハイブリッドは、我々が話したことがあると人事（HR）の専門家によると、それを持っています。

プロセスのパーソナライズ

Alejandro Friebenは、オラクルの人事部長です。法人の社員は全員在宅勤務が100％です。この1年の間に新しい人の取り込みが冷え込んでいることは認識しているが、今はバーチャルになっていることを除けば、そのプロセス自体は変わっていないと主張している。

“重要なのはプロセスのパーソナライズ、特にオンボーディングです。“と同氏は言います。本番前の準備が多く、いつも以上に親密さがあることが鍵だと考えているそうです。“ノートパソコンの到着など、思い通りにいかないこともあるので、入社する人にも会社全体にも理解を求めなければならない」と説明しています。

Firebenは、従業員が自律的に操作を開始するために必要なすべてのツール（ハードウェア、ソフトウェア、知識、および連絡先）を持っているように、すべての手順を標準化し、アクセスできるようにすることを推奨しています。“孤立を避けるためには、たとえバーチャルであっても、どんな種類の人間関係でも促進しなければなりません」と彼は付け加えます。

ファイアベンは、法人化前、Dデー、新入社員到着後2～3週間の3つのフェーズがあると説明しています。第一段階では、人事部が新入社員の直属の担当者が新入社員の到着までにしなければならないこと（ノートパソコンのリクエスト、メールアカウントのリクエストなど）をすべて知っているようにメールを準備します。また、新入社員の紹介者を指定する必要があります。“新入社員が社内での立ち回り方を知る手助けをしてくれる存在 “になります。道具の管理、動き方、何をすればいいのか、社内で誰が誰なのか…などを手助けしてくれる仲間です。経営者の次に大切な人」と言われています。

法人化の日には、経営者と、この人が案内役となり、技術部と、人事部と、会議をしなければなりません。“役職にもよりますが、通常は入社して最初の10～15日は何をすればいいのかがわかるようにアジェンダを用意します。“と説明しています。

第三段階では、人事部が「孤独や孤立を避けるために、ある程度の頻度で接触を維持しようとする。また、数ヶ月後には「新入社員と上司の両方にオンボーディングの感想を聞き、間違いの可能性を修正するため」としています。

第一印象は一つ

Ana Gaitánは、Adeccoグループのウェルカムマネージャーです。彼女は、第一印象しかないのだから、オンボーディングは魅力的で刺激的なものであるべきだと主張しています。昨年から、Adeccoはすべてのトレーニングをデジタル化し、オンボーディングをより個別化しています。“新入社員が入社する会社のすべてを知っていることになると、「小グループをまとめて、より柔軟性を与えることができます。

Gaitán氏はまた、この時代のオンボーディングには、たとえデジタル形式であっても、より多くの人と接触し、近接性を保つことが不可欠であると説明しています。“我々は継続的に人事からの呼び出しを持っている、上司から、我々はフォローアップとデジタル伴奏、さらにはバブルチームを作成しています。“と彼は説明しています。

また、アデコでは、1年目に誰かがチームに入った時にマネージャーがやるべきことをマニュアル化しています。新入社員には、この最初の12ヶ月間の説明書も用意されています。

このように、新入社員は到着前に人事部から電話を受け、誰が歓迎するのかを聞かされます。“電話でのやりとりよりも、事実上、常に優位に立っています。上司がチームとのミーティングをスケジュールし、最初の1週間はずっとミーティングを行っています」と説明する。最初の1週間の終わりには、アデコとは何か、何が期待されているのか、福利厚生についての研修や人事部との連絡があります。

できればハイブリッドモデルが良い

María José FraileはMeta4のHRディレクターです。完全にデジタルオンボーディングは行われているが、ファーストコンタクトがフィジカルであるハイブリッドなプロセスが理想だと擁護する。“技術があれば、プロセスの多くの部分をカバーすることができます。“多分、最もフラットな部分です。でも、新しい人には会社が後ろにいると感じてもらえるように頑張らないといけません。人で構成されていること、画面の中だけではないこと」と説明する。

だからこそ、初日に会社に行って誰かに挨拶をしてもらうようにしています。“普通は人事やシステム、そして自分の上司になることが多いです。“とは言い切れませんが、彼は言っています。しかし、新ゼネラルマネージャーが加わっても、このハイブリッドなオンボーディングは行われている。“到着した人の立場に関係なく、プロセスはいつも同じです。“と説明しています。

初日に新人さんをお迎えする方は、「組織内の他の方との連絡を取るための窓口」となります。社員ポータルにはあるものの、Teamsで見るのとは違い、特にカルチャーを知らないと仕事が大変になります」と説明する。

そこから、この専門家のおすすめは、「仕事の話だけでなく、人間味を保つためのバーチャルコーヒー」を作ることです。例えば彼女の場合、毎朝最低でも15分はチームでコーヒーを飲んで過ごしているという。“仕事を追いつめるだけではなく、お互いがどうしているかを聞き合っています。また、対面式の会議でもそうでしたが、すべてが混沌とした状態になり、全員が同時に発言しなければならないこともあります」と彼は言います。

人と企業の共感

マイケル・ペイジのテクノロジー＆デジタルディレクターであるダニエル・ペレス氏は、良いオンボーディングを実現するために最も重要なのは、関係者全員の共感であると主張しています。“企業は、顔を合わせずにバーチャルで温かく迎え入れるために、よりクリエイティブな工夫をしなければなりませんでした」と彼は言います。

“それは最初の日を開始する前に（ウェルカムパック、組織図のメールプレゼンテーション、顔を入れて、より多くの企業のプレゼンテーション、価値観や仕事のシステムを強化する…）に向けたより多くのツールを実装することによって行うことができます。オンボーディングが対面で行われた場合は、入社翌日まで放置されていました。今は一歩前に踏み出すことが必要です。この内容は信頼性を与えてくれるので、これから出会う人たちのことを理解してくれる」と説明しています。

ペレスは、これらの時代には、前に注意を払っていなかったリソースに頼ることが不可欠であると考えています。“あなたは、より多くの自信を与えることができ、より多くのエンゲージメントを生成することができる組織の主要な人々を頼りに、最初の週の最初の伴奏を非常によく準備する必要があります。顔を合わせれば、コーヒーを飲むのも楽になりました。これはすべて、カレンダーで、仮想に転送する必要があります。自然体に任せておけない。入社する人は、どのキーパーソンに何を説明するのか、どのキーパーソンに会うのかを知っていなければならない」ということです。

また、eラーニングプラットフォームを利用した人の育成に大きく頼ることを推奨している。“企業は自分で準備をして、このバーチャルオンボーディングに価値を与えなければなりません。それは、彼らの新社会人への紹介状です。それがアジャイルで直感的で価値のあるものでなければ、発信するメッセージは悪いものになる」と説明している。

そして、その共感で、彼はデジタルで多くのより多くのリソースを持っているが、新しい組み込みを圧倒しないように、それらを使用する方法を知っている必要があることを警告します。“専門的な内容の会議と、より非公式な内容の会議を組み合わせる必要があり、一度にすべてを行うのではありません。専門家や新しい人との会議を組み合わせるのは、候補者との距離が近い人たちだからです。同僚が自分自身を表現できるようにするために、より多くの非公式なミーティングを行う」と彼は強調しています。

最後に、この専門家は、バーチャル・オンボーディングについては、一部の側面は残るものの、個人的な接触が続く混合型のシステムに戻るだろうとも確信している。