会議でのメモの取り方：9つのツールとベストプラクティス

時に嫌われ、時に必要とされる会議は、私たちの職場において日々の糧となっています。実際、パンデミックに伴い、テレビ会議であってもその頻度は増えている。

そうすることで、その場にいなかった他の人と情報を共有しやすくなり、議論された内容を記録して、これらの会議を特に生産的なものにすることができるからです。

ノートの取り方

しかし、このような会議では、メモを取ることと、それを文書化することの両方が重要であり、仕事上のコミュニケーションを円滑にするために必要なことです。

このノートは、歴史的な記録を残すだけでなく、（会議に出席していたかどうかにかかわらず）誰もが読んで、会議で何が起こったかを思い出すことを容易にします。また、前回の会議で合意した内容のフォローアップ会議を減らすのにも良いシステムです。しかし、そのためには、これらの会議のメモのリポジトリ（できればデジタル）を持つか作成し、誰もが都合の良いときにアクセスできるようにする必要があります。

鉛筆と紙を保管する

会議のメモを直接ノートパソコンで取ることを好む人は多い。後からメモやタスクを編集・整理するのが簡単だからだ。しかし、研究者の中には、コンピュータで記録すると逐語的なメモを書く可能性が高くなるため、紙とペンを使った方が良いと指摘する人もいます。

一方、紙とペンを使う場合は、重要なポイントだけを書き、不要な情報でノートを埋め尽くすことを避ける傾向があります。

また、手書きのメモを使うときは、略語や暗号を使うことが多いので、より早くメモを取ることもできるのです。

基本文書

メモを取ることは、会議中に他のアイデアに気を取られたり、迷ったりすることなく、積極的に話を聞くための素晴らしい方法です。

会議でのメモを習慣化するためには、会議の前に文書を作成し、カレンダーの招待状に追加して、会議中や会議後に出席者全員が簡単にアクセスできるようにすることが理想的です。

この文書には、会議に関する基本的な情報が記載されている必要があります。

  • 会議がいつ、どこで行われるか（日時と場所） * 会議参加者のフルネームのリスト

  • 出席者全員のフルネームリスト

  • 欠席者リスト

What/why：会議の目的 * 会議の議題、全出席者のリスト付き

  • 会議の議題、重要事項に関する一連の箇条書き。

この情報は当たり前のように思えるかもしれませんが、出席しなかった人のために文書化し、誰が出席したか、または特定の決定を行ったかを覚えておくことが不可欠です。

また、アジェンダのアウトライン（テンプレート）があれば、何が起こったかを簡単にメモすることができます（例えば、マイクロソフト社にはいくつかのテンプレートがあります）。実は、会議の進行に合わせて、各項目の下にこのようなメモをすることができるのです。

クリーンアップ

会議でこのメモを取った後、他の人がアクセスできるこのドキュメントで編集する必要があります。

撮影したメモを書き上げる際には、その場にいなかった人にも役立つ文書にすることを意識してください。時には、起こったことの要約で十分な場合もありますが、時には、たとえ長い長い文書を作成することになっても、語られたことすべての逐語的な記録が必要な場合もあります。

どの人が何を言ったか、どのような決定を下したかを文書で記録することが重要である。参加者のイニシャルを記入し、そのフルネームをドキュメントのトップに記載することで十分です。

これは非常に主観的なものであり、会議の種類によって大きく異なりますが、会議の議事録に反映させるべきアイデアをいくつか紹介します。

  • 懸念事項や何らかの感情を喚起するもの。

  • 論点整理（論点を整理し、論点を説明すること）

  • 合意事項および決定事項（何が合意され、なぜ合意されたかを説明すること）

  • 次のステップ：誰が、何月何日までに、どのような行動を起こすか。

  • 驚きや新しい発見があれば

会議中に変更になったこと（その理由） * 完了しなかったこと、その理由

  • まだ行われていないこと、または期限切れのもの：まだ対処されていない問題、またはまだ決定されていないことで、将来的に再び議論されることになるもの。

会議のメモをできるだけ早く片付けると、細かいことまで思い出しやすく、何が本当に重要だったのかが明確になるのでおすすめです。

メモの整理が終わったら、その文書を出席者全員と、たとえ出席していなくても会議で何が起こったかを知るべき人々と共有する。

形式としては、文章は明瞭、簡潔、客観的に書くこと（議事録は事実のみに基づいて作成すること）。

ノートブックアプリケーション

ユーザーとしてメモを取るためのアプリケーションは多種多様にありますが、より議事録に特化して開発されたツールもあります。ここでは、その一部をご紹介します。

OneNote：マイクロソフトのオフィススイートに含まれるOneNoteは、ユーザーが素早くメモを取り、それを整理できるようにすることを目的としています。また、録音した音声を追加することも可能です。

Agreedo: 会議の議事録や議題の作成、共同作業、タスクの割り当て、結果の記録を行うことができるウェブベースのアプリケーションです。

Meeting Booster：Outlookと連携するクラウド型の会議管理システムで、複数のモジュール（議題、タスク、会議議事録など）と、会議データを分析するためのシステムを備えています。

Beenote: は、会議プロセス全体をシンプルかつ直感的に、そして協調的に管理するためのツールです。会議の計画、実施、モニタリングが可能になります。

Hugo：このアプリケーションは、カレンダーに焦点を当てていますが、他の多くのアプリケーションと統合されています。会議のメモを一元管理するプラットフォームとして機能し、複数のユーザーがリアルタイムでメモを編集することができます。

Hive: Eメールから直接ミーティングをスケジュールしたり、フォームを使ってミーティングトピックを集めたり、アジェンダにドキュメントをアップロードしたり、さらには対面ビデオインタラクションでミーティングを行うことができます。1000を超えるアプリケーションとの連携が可能です。

テクノロジーにメモを取らせる

必ずしも対面でない会議が増える中、テレビ会議アプリケーションには、こうした会議のメモを取るための機能やツールが登場してきています。

例えば、マイクロソフトは、Teamsの新機能として、そのプラットフォームで行われた会議を要約する機能を備えています。

その他のビデオ会議用途では、オプションもあります。例えば、Otter（音声テキスト化専門会社）には、Zoom会議のメモを自動で取る製品があります。

一方、Google Meetでは、ライブ字幕を表示し、会議の記録をユーザーに残すアプリケーション、Tactiqを使用することができます。

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